Cualquier empresa, grande, mediana o pequeña, es susceptible de recibir una inspección laboral. Para muchos autónomos y Pymes esto puede suponer un cierto desconcierto al pensar que recibir la visita de la inspección es sinónimo de ineludible sanción. Pero no tiene por qué ser así. ¿Qué hacer? ¿Qué documentos hay que tener disponibles? ¿Se puede reclamar si hay sanciones? Lo primero es tener claro que, con tranquilidad, colaboración y la asesoría profesional adecuada, podremos solventar este trámite sin agobios ni consecuencias negativas.

¿Quién puede recibir una inspección de trabajo?

Debemos ser conscientes de que una inspección de trabajo es en realidad un proceso sistemático que la Seguridad Social articula, a través de la ITSS (Inspección de Trabajo y la Seguridad Social), para controlar que las condiciones laborales establecidas por la legislación vigente se están cumpliendo adecuadamente. Por tanto, cualquier empresa, cualquier negocio de autónomo, sociedad o asociación que cuente con empleados contratados puede recibir una inspección rutinaria.

Debemos tener claro, entonces, que recibir una inspección no significa siempre que se hayan detectado irregularidades. Recordemos además que entre las misiones de la inspección no está solo la de detectar posibles ilegalidades; la inspección de trabajo tiene también el deber de asesorar a los negocios, y ofrecerles la información que estimen necesaria para ayudarles a desarrollar su actividad conforme a lo reglamentado.

¿Cómo actuar en caso de inspección laboral?

Lo principal es mostrar colaboración. Aunque no se haya avisado con antelación de que se va a proceder a realizar una inspección en tu negocio o empresa, no hay posibilidad de negarse a ella. Intentar, de cualquier forma, obstruir el trabajo de la inspección puede tener consecuencias negativas y podrían incluso solicitar que se personen fuerzas de seguridad para poder proceder sin obstáculos. Obviamente esto último ocurre muy raramente y se evita con un poco de sentido común.

Los inspectores de trabajo pueden pedir acceso a las zonas del espacio laboral que estimen necesarias, incluso pueden solicitar que cualquier empleado les acompañe. Pueden igualmente requerir que se les facilite documentación y proceder a evaluar el local o recoger muestras que estimen oportunas para su inspección. En todos estos casos colaborar será positivo y contribuirá a terminar el proceso más rápidamente que cualquier otra actitud.

¿Qué se considera obstrucción en una inspección laboral?

Serán considerados comportamientos que obstruyen la labor del inspector, las que tengan como fin retrasar o impedir el correcto ejercicio de su actividad. Como falta leve se entenderán retraso en el cumplimiento de los requerimientos de información o comparecencia. Como infracciones graves se entienden tanto las omisiones como las acciones directas que pretendan evitar que el inspector entre al centro de trabajo. Por supuesto tendrán esta consideración de graves cualquier intento de coacción, amenaza o actuación violenta.

¿Qué documentación puede solicitar la inspección?

La documentación que puede solicitarse en una inspección de trabajo, y que debería guardarse durante un mínimo de 4 años, sería:

Escritura de constitución de la sociedad y resguardo de la inscripción de la sociedad en la Seguridad Social. Inscripción en el IAE.

Libro Mayor, balances y registros contables; aquí se incluyen los programas y archivos informáticos.

Declaraciones oficiales y justificantes del pago o estado corriente de las retribuciones, del Impuesto de Sociedades, de retenciones del IRPF (modelo 190) y de operación con terceros (modelo 347).

Documentos de inscripción, afiliación, alta y baja a la Seguridad Social en el régimen correspondiente o mutuas.

Justificantes del abono de las cuotas o prestaciones de Seguridad Social.

Documentación relativa a la normativa de prevención de riesgos laborales o materias sujetas a inspección, y documento que refleje el horario de los empleados y el calendario laboral.

Registro y contabilización mensual de horas ordinarias, complementarias y extraordinarias.

Contratos de trabajo presentados ante la oficina de empleo y nóminas de salarios.

¿Qué ocurre la inspección detecta irregularidades?

Si tras la inspección de trabajo se determina que hay elementos que no se ajustan a la normativa, se procederá a requerir la subsanación de las incidencias detectadas. También puede determinarse una sanción, y un plazo para reparar las irregularidades.

Tras la llegada de una notificación certificada con las resoluciones se dispondrá de 15 días hábiles para presentar alegaciones. Tanto en este caso, como para prevenir llegar a este punto, la orientación y asesoría de un grupo de profesionales especializados en la materia, puede resultar determinante a la hora de evitar agobios y problemas. Estar informado y asesorado regularmente en temas de esta naturaleza puede ahorrarnos tiempo, dinero de sanciones y muchos quebraderos de cabeza.