Cualquier empresa, grande, mediana o peque帽a, es susceptible de recibir una inspecci贸n laboral. Para muchos aut贸nomos y Pymes esto puede suponer un cierto desconcierto al pensar que recibir la visita de la inspecci贸n es sin贸nimo de ineludible sanci贸n. Pero no tiene por qu茅 ser as铆. 驴Qu茅 hacer? 驴Qu茅 documentos hay que tener disponibles? 驴Se puede reclamar si hay sanciones? Lo primero es tener claro que, con tranquilidad, colaboraci贸n y la asesor铆a profesional adecuada, podremos solventar este tr谩mite sin agobios ni consecuencias negativas.
驴Qui茅n puede recibir una inspecci贸n de trabajo?
Debemos ser conscientes de que una inspecci贸n de trabajo es en realidad un proceso sistem谩tico que la Seguridad Social articula, a trav茅s de la ITSS (Inspecci贸n de Trabajo y la Seguridad Social), para controlar que las condiciones laborales establecidas por la legislaci贸n vigente se est谩n cumpliendo adecuadamente. Por tanto, cualquier empresa, cualquier negocio de aut贸nomo, sociedad o asociaci贸n que cuente con empleados contratados puede recibir una inspecci贸n rutinaria.
Debemos tener claro, entonces, que recibir una inspecci贸n no significa siempre que se hayan detectado irregularidades. Recordemos adem谩s que entre las misiones de la inspecci贸n no est谩 solo la de detectar posibles ilegalidades; la inspecci贸n de trabajo tiene tambi茅n el deber de asesorar a los negocios, y ofrecerles la informaci贸n que estimen necesaria para ayudarles a desarrollar su actividad conforme a lo reglamentado.
驴C贸mo actuar en caso de inspecci贸n laboral?
Lo principal es mostrar colaboraci贸n. Aunque no se haya avisado con antelaci贸n de que se va a proceder a realizar una inspecci贸n en tu negocio o empresa, no hay posibilidad de negarse a ella. Intentar, de cualquier forma, obstruir el trabajo de la inspecci贸n puede tener consecuencias negativas y podr铆an incluso solicitar que se personen fuerzas de seguridad para poder proceder sin obst谩culos. Obviamente esto 煤ltimo ocurre muy raramente y se evita con un poco de sentido com煤n.
Los inspectores de trabajo pueden pedir acceso a las zonas del espacio laboral que estimen necesarias, incluso pueden solicitar que cualquier empleado les acompa帽e. Pueden igualmente requerir que se les facilite documentaci贸n y proceder a evaluar el local o recoger muestras que estimen oportunas para su inspecci贸n. En todos estos casos colaborar ser谩 positivo y contribuir谩 a terminar el proceso m谩s r谩pidamente que cualquier otra actitud.
驴Qu茅 se considera obstrucci贸n en una inspecci贸n laboral?
Ser谩n considerados comportamientos que obstruyen la labor del inspector, las que tengan como fin retrasar o impedir el correcto ejercicio de su actividad. Como falta leve se entender谩n retraso en el cumplimiento de los requerimientos de informaci贸n o comparecencia. Como infracciones graves se entienden tanto las omisiones como las acciones directas que pretendan evitar que el inspector entre al centro de trabajo. Por supuesto tendr谩n esta consideraci贸n de graves cualquier intento de coacci贸n, amenaza o actuaci贸n violenta.
驴Qu茅 documentaci贸n puede solicitar la inspecci贸n?
La documentaci贸n que puede solicitarse en una inspecci贸n de trabajo, y que deber铆a guardarse durante un m铆nimo de 4 a帽os, ser铆a:
Escritura de constituci贸n de la sociedad y resguardo de la inscripci贸n de la sociedad en la Seguridad Social. Inscripci贸n en el IAE.
Libro Mayor, balances y registros contables; aqu铆 se incluyen los programas y archivos inform谩ticos.
Declaraciones oficiales y justificantes del pago o estado corriente de las retribuciones, del Impuesto de Sociedades, de retenciones del IRPF (modelo 190) y de operaci贸n con terceros (modelo 347).
Documentos de inscripci贸n, afiliaci贸n, alta y baja a la Seguridad Social en el r茅gimen correspondiente o mutuas.
Justificantes del abono de las cuotas o prestaciones de Seguridad Social.
Documentaci贸n relativa a la normativa de prevenci贸n de riesgos laborales o materias sujetas a inspecci贸n, y documento que refleje el horario de los empleados y el calendario laboral.
Registro y contabilizaci贸n mensual de horas ordinarias, complementarias y extraordinarias.
Contratos de trabajo presentados ante la oficina de empleo y n贸minas de salarios.
驴Qu茅 ocurre la inspecci贸n detecta irregularidades?
Si tras la inspecci贸n de trabajo se determina que hay elementos que no se ajustan a la normativa, se proceder谩 a requerir la subsanaci贸n de las incidencias detectadas. Tambi茅n puede determinarse una sanci贸n, y un plazo para reparar las irregularidades.
Tras la llegada de una notificaci贸n certificada con las resoluciones se dispondr谩 de 15 d铆as h谩biles para presentar alegaciones. Tanto en este caso, como para prevenir llegar a este punto, la orientaci贸n y asesor铆a de un grupo de profesionales especializados en la materia, puede resultar determinante a la hora de evitar agobios y problemas. Estar informado y asesorado regularmente en temas de esta naturaleza puede ahorrarnos tiempo, dinero de sanciones y muchos quebraderos de cabeza.